Dyskrecja: co pacjent widzi na ekranie telefonu
Domyślne przypomnienie zawiera nazwę usługi, ale to ustawienie, nie wymóg. Przy każdej usłudze wpisujesz krótką nazwę do SMS-ów, np. „wizyta”, a treść szablonu zmieniasz w panelu albo jednym poleceniem dla Asystenta AI. Pacjent dostaje wtedy „Spokojna: wizyta w czwartek 18:00” i link, bez słowa o terapii.
Bez wykupionej nazwy nadawcy SMS-y wychodzą pod wspólną nazwą systemu, nie pod nazwą gabinetu. Jeśli wykupisz własną nazwę nadawcy (9 zł netto miesięcznie), wybierz taką, która też niczego nie zdradza.
Pacjent potwierdza, przekłada albo odwołuje wizytę linkiem, więc nie musi dzwonić z pracy ani z domu, w którym ktoś słucha.
Stała pora sesji: seria zamiast pamiętania
Pacjenta w procesie zapisujesz jako serię: ten sam dzień, godzina i terapeuta, do 52 tygodni jednym ruchem. Zamiast 52 potwierdzeń pacjent dostaje jedno potwierdzenie serii, a przed każdą sesją zwykłe przypomnienie.
Gdy któryś termin wypada w Twój urlop albo jest już zajęty, system zapisuje resztę serii i pokazuje listę terminów do poprawienia. Poprawione dopisujesz do tej samej serii.
Sesje online: forma, godziny i link do spotkania
Przy usłudze wybierasz, czy sesja odbywa się w gabinecie, online, czy pacjent wybiera formę sam. Godziny dnia dzielisz na okna, np. wtorek rano tylko online, a popołudnie w obu formach.
Przy sesji online formularz rezerwacji wymaga adresu e-mail, bo to on jest kanałem dla linku do spotkania. Sam link do Zooma, Google Meet czy Teams wysyłasz Ty: system go nie tworzy i nie łączy się z tymi aplikacjami.
Dane o zdrowiu: co robimy my, a co należy do Ciebie
Administratorem danych pacjentów jesteś Ty, a my przechowujemy je i zabezpieczamy w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający. Art. 9 RODO zalicza dane dotyczące zdrowia do szczególnych kategorii danych osobowych.
Każdy gabinet ma u nas osobną bazę danych w centrach danych w Europie, a do kartotek pacjentów dostęp mają właściciel konta i osoby, którym go nadasz, także z zawężeniem do własnych wizyt. Punkt 14 regulaminu jest umową powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO.
To system do grafiku i rezerwacji, a nie dokumentacja z sesji, więc notatek terapeutycznych nie wpisuj w uwagi do wizyty. O obowiązkach Twojej praktyki rozstrzyga prawnik albo inspektor ochrony danych, nie my.
Źródło: Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 9, EUR-Lex
Praktyka solo i gabinet kilku terapeutów
Pracujesz sam: jeden kalendarz, Twoje godziny i formy sesji, a recepcję zastępuje strona rezerwacji, na którą pacjent wchodzi z Twojej strony WWW albo profilu. Nie musisz odbierać telefonu w trakcie pracy ani oddzwaniać wieczorem.
Gabinet kilku terapeutów: każdy ma własny kalendarz, a pokoje ustawiasz jako zasoby, które dzieli kilka usług. Terapeuta z własnym kontem może widzieć tylko swoje wizyty i dostawać powiadomienia tylko o nich, a właściciel gabinetu widzi cały grafik.