1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych w zakresie konta i rozliczeń jest Smart Solutions Oskar Nowacki, NIP 8792712512, Targowa 4, 87-100 Toruń. Kontakt: [email protected].
2. Jakie dane przetwarzamy
Dane konta (imię, e-mail, numer telefonu, dane firmy), dane rozliczeniowe, dane techniczne (logi, adres IP) oraz dane przekazywane w trakcie korzystania z Serwisu, w tym treść rozmów z asystentem AI (czat, głos, telefon) oraz ich nagrania i transkrypcje, przetwarzane w celu realizacji usługi i rozliczenia zużycia. Dane klientów Użytkownika (osób rezerwujących wizyty) przetwarzamy w imieniu Użytkownika jako podmiot przetwarzający.
3. Cele i podstawy prawne
Świadczenie usługi i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki prawne i podatkowe (lit. c), oraz prawnie uzasadniony interes, np. bezpieczeństwo i analityka (lit. f). Analitykę opartą na zgodzie prowadzimy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a.
Numer telefonu podany przy rejestracji przetwarzamy także w celu jednorazowego powitalnego połączenia onboardingowego po założeniu konta — powitania, objaśnienia działania systemu i zaoferowania pomocy w konfiguracji. Połączenie nie służy marketingowi ani reklamie. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec takiego kontaktu, pisząc na [email protected].
4. Powierzenie przetwarzania
W zakresie danych klientów Użytkownika to Użytkownik jest administratorem, a my przetwarzamy te dane na podstawie umowy powierzenia, wyłącznie w celu świadczenia usługi (rezerwacje, przypomnienia, potwierdzenia, rozmowy z asystentem AI).
5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Korzystamy z zaufanych dostawców: hosting i CDN (Cloudflare), operator płatności (Stripe), dostawca bramki SMS, dostawca poczty transakcyjnej oraz dostawca konwersacyjnych usług AI (czat i głos) wykorzystywany do połączeń potwierdzających wizyty, asystenta AI dla klientów na stronach rezerwacji oraz odbierania połączeń przychodzących. Powierzamy dane wyłącznie na podstawie umów i w niezbędnym zakresie.
6. Okres przechowywania
Dane przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez okresy wymagane przepisami (np. podatkowymi). Po ustaniu celu dane usuwamy lub anonimizujemy.
7. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu, a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski kieruj na [email protected].
8. Pliki cookie i analityka
Używamy plików niezbędnych do działania Serwisu. Analitykę prowadzimy w sposób ograniczający prywatność (Cloudflare Web Analytics bez plików cookie). Narzędzia wymagające zgody uruchamiamy dopiero po jej wyrażeniu.
9. Lokalizacja danych i transfery
Dane przechowujemy i przetwarzamy przede wszystkim w Unii Europejskiej. Jeżeli którykolwiek z naszych dostawców (np. hosting/CDN, dostawca głosu AI, brama SMS) przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń. Każda firma korzystająca z Serwisu ma izolowane środowisko danych.
10. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie. Kontakt: [email protected].