1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych w zakresie konta i rozliczeń jest Smart Solutions Oskar Nowacki, NIP 8792712512, Targowa 4, 87-100 Toruń. Kontakt: [email protected].
2. Jakie dane przetwarzamy
Dane konta (imię, e-mail, numer telefonu, dane firmy), dane rozliczeniowe, dane techniczne (logi, adres IP) oraz dane przekazywane w trakcie korzystania z Serwisu, w tym treść rozmów z asystentem AI (czat, głos, telefon) oraz ich nagrania i transkrypcje, przetwarzane w celu realizacji usługi i rozliczenia zużycia. Dane klientów Użytkownika (osób rezerwujących wizyty) przetwarzamy w imieniu Użytkownika jako podmiot przetwarzający.
Przetwarzamy także informacje o tym, skąd trafiłeś do Serwisu: adres podstrony wejścia, domenę strony odsyłającej, parametry kampanii (utm) oraz identyfikatory kliknięcia w reklamę nadawane przez Google i Meta. Nie łączymy tych informacji z profilem reklamowym po stronie podmiotów trzecich i nie sprzedajemy ich nikomu. Jeżeli po założeniu konta odpowiesz na pytanie, skąd o nas wiesz, zapisujemy Twoją odpowiedź razem z kontem.
3. Cele i podstawy prawne
Świadczenie usługi i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki prawne i podatkowe (lit. c), oraz prawnie uzasadniony interes, np. bezpieczeństwo i analityka (lit. f). Analitykę opartą na zgodzie prowadzimy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a.
Numer telefonu podany przy rejestracji przetwarzamy także w celu jednorazowego powitalnego połączenia onboardingowego po założeniu konta — powitania, objaśnienia działania systemu i zaoferowania pomocy w konfiguracji. Połączenie nie służy marketingowi ani reklamie. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec takiego kontaktu, pisząc na [email protected].
Informacje o źródle wejścia i odpowiedź na pytanie o to, skąd o nas wiesz, przetwarzamy w celu pomiaru skuteczności naszych własnych działań marketingowych i rozliczenia kampanii reklamowych, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie służą one profilowaniu ani podejmowaniu decyzji wobec Ciebie. Możesz wnieść sprzeciw, pisząc na [email protected].
4. Powierzenie przetwarzania
W zakresie danych klientów Użytkownika to Użytkownik jest administratorem, a my przetwarzamy te dane na podstawie umowy powierzenia, wyłącznie w celu świadczenia usługi (rezerwacje, przypomnienia, potwierdzenia, rozmowy z asystentem AI).
5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Korzystamy z zaufanych dostawców: hosting i CDN (Cloudflare), operator płatności (Stripe), dostawca bramki SMS, dostawca poczty transakcyjnej oraz dostawca konwersacyjnych usług AI (czat i głos) wykorzystywany do połączeń potwierdzających wizyty, asystenta AI dla klientów na stronach rezerwacji oraz odbierania połączeń przychodzących. Powierzamy dane wyłącznie na podstawie umów i w niezbędnym zakresie.
6. Okres przechowywania
Dane przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez okresy wymagane przepisami (np. podatkowymi). Po ustaniu celu dane usuwamy lub anonimizujemy.
Informację o źródle wejścia zapamiętaną w Twojej przeglądarce przechowujemy maksymalnie 90 dni od ostatniej wizyty. Jeżeli założysz konto, źródło zostaje zapisane przy koncie na czas jego istnienia. Dane niedokończonych rejestracji (formularz wypełniony, kod z SMS-a niepotwierdzony) usuwamy po 30 dniach.
7. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu, a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski kieruj na [email protected].
8. Pliki cookie i analityka
Używamy plików niezbędnych do działania Serwisu. Analitykę ruchu prowadzimy w sposób ograniczający prywatność (Cloudflare Web Analytics bez plików cookie). Narzędzia Google Analytics i Meta uruchamiamy dopiero po wyrażeniu zgody na pasku u dołu strony; do tego czasu działają w trybie bez zapisu w przeglądarce. Twoją decyzję pamiętamy 12 miesięcy.
Niezależnie od tego zapamiętujemy w Twojej przeglądarce (pamięć lokalna i plik cookie sk_acq ograniczony do adresu formularza rejestracji, maksymalnie 90 dni) informację o tym, skąd trafiłeś do Serwisu. Jest to nasz własny pomiar: zostaje u nas, nie trafia do podmiotów trzecich i nie buduje profilu reklamowego. Służy wyłącznie temu, żebyśmy wiedzieli, które nasze działania mają sens. Podstawę prawną opisuje punkt 3.
9. Lokalizacja danych i transfery
Dane przechowujemy i przetwarzamy przede wszystkim w Unii Europejskiej. Jeżeli którykolwiek z naszych dostawców (np. hosting/CDN, dostawca głosu AI, brama SMS) przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń. Każda firma korzystająca z Serwisu ma izolowane środowisko danych.
10. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie. Kontakt: [email protected].