System rezerwacji dla lekarzy i kalendarz wizyt online dla przychodni
Kalendarz wizyt online dla przychodni w smart kalendarzu łączy grafiki lekarzy i gabinetów: pacjent wybiera lekarza albo typ wizyty, a system pokazuje tylko te godziny, w których wolny jest i lekarz, i pokój. Każdy typ wizyty ma własny czas (kontrola 15 minut, pierwsza wizyta 30), a przypomnienie SMS z linkiem pozwala pacjentowi odwołać termin, zanim przepadnie. Obsługujemy wizyty prywatne. Z NFZ, systemem P1 ani e-rejestracją się nie łączymy.
Bez karty. Konto gotowe w ok. 5 minut. Rezygnujesz kiedy chcesz.
Poniedziałek w przychodni, od otwarcia rejestracji
7:55
Kolejka telefonów przed otwarciem
Rejestracja odbiera od 8:00, a pacjenci dzwonią od 7:55. Przez pierwszą godzinę recepcjonistka nie robi nic poza odbieraniem i przepisywaniem terminów do zeszytu.
8:00
Część pacjentów zapisała się wieczorem
Kontrolę u internisty pacjent zarezerwował o 22:00 przez stronę przychodni. Rano jego wizyta jest już w grafiku, bez ani jednego telefonu.
10:20
Linia zajęta, a telefon i tak odebrany
Dzwoniący trafia na asystenta AI na numerze przychodni. Asystent sprawdza wolne terminy, zapisuje pacjenta, a na jego prośbę przełącza rozmowę do recepcji.
13:00
Pusta godzina u specjalisty
Pacjent z 13:00 nie przyszedł i nie zadzwonił. Na ten termin czekało kilka osób, ale nikt nie zdążył do nich zadzwonić.
13:00
Ta sama godzina, tylko odwołana wczoraj
Pacjent dostał przypomnienie dzień przed wizytą i odwołał ją linkiem. Termin od razu dostała osoba z listy rezerwowej, która czekała na wcześniejszą wizytę.
16:00
Raport zamiast wrażeń
Widzisz obłożenie każdego lekarza i godziny, w których pacjenci najczęściej się zapisują, także te po zamknięciu rejestracji.
Gdzie przychodnia traci wizyty, zanim pacjent dojdzie do gabinetu
Rano linia jest zajęta
Pacjent, który słyszy sygnał zajętości kilka razy z rzędu, dzwoni do innej przychodni albo odkłada wizytę na później.
Jedna utracona wizyta dziennie po 200 zł to około 4 000 zł miesięcznie przy 20 dniach pracy.
Nieobecność bez odwołania
Godzina specjalisty, na którą ktoś czekał tydzień, przepada, bo pacjent zapomniał albo nie chciał dzwonić z odwołaniem.
Trzy nieodwołane wizyty tygodniowo po 250 zł to 3 000 zł miesięcznie.
Różne wizyty w równych kwadransach
Kontrola trwa 15 minut, pierwsza wizyta 30, a USG 20 i wymaga aparatu. Grafik w równych odstępach albo marnuje czas lekarza, albo spóźnia cały dzień.
Grafik w kilku miejscach
Lekarz ma swój kalendarz w telefonie, recepcja zeszyt, a gabinet zabiegowy kartkę na drzwiach. Każda zmiana godzin przyjęć to kilka telefonów i ryzyko, że ktoś o niej nie wie.
Jak pomaga smart kalendarz
Pacjent wybiera lekarza albo typ wizyty i widzi tylko godziny, w których wolny jest i lekarz, i gabinet.
Każdy typ wizyty ma swój czas i cenę, a usługi umawiane wyłącznie przez recepcję nie pokazują się w rejestracji online.
Przypomnienie SMS z linkiem daje pacjentowi szansę odwołać wizytę wcześniej, a zwolniony termin dostaje ktoś z listy rezerwowej.
Zabieg możesz udostępnić online dopiero po odbytej konsultacji, więc nowy pacjent zapisuje się najpierw na konsultację.
Lekarz widzi swój grafik w telefonie, a recepcja ma konto z uprawnieniami do wybranych sekcji i oddziałów.
Dwóch lekarzy, trzy gabinety, jeden aparat USG
Lekarze i gabinety8:00–14:00
8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00
dr Lis — gab. 1
8:00
Wizyta kontrolna
potwierdzona
9:00
Pierwsza wizyta
nowa rezerwacja
11:30
Konsultacja internistyczna
potwierdzona
12:30
Wizyta kontrolna
czeka na potwierdzenie
dr Wójcik — gab. 2
8:30
Pierwsza wizyta
potwierdzona
9:15
Omówienie wyników
czeka na potwierdzenie
11:00
Konsultacja
nowa rezerwacja
Gab. 3 — USG
10:00
dr Wójcik
nowa rezerwacja
11:00
dr Lis
potwierdzona
12:30
Dezynfekcja aparatu
przerwa techniczna
Reguła:
Pacjent rezerwuje LEKARZA i typ wizyty, a wizyta zajmuje też gabinet albo urządzenie, do którego jest przypisana. Każdy typ wizyty ma własny czas, więc kontrola nie zabiera miejsca pierwszej wizycie.
Nie przejdzie:
USG u dr. Lisa o 10:00, gdy aparat w gabinecie 3 bada już pacjentkę dr Wójcik — nawet jeśli dr Lis ma wtedy wolne.
podlipami.smart-kalendarz.pl
Przychodnia Pod Lipami
Zarezerwuj termin online
Pierwsza wizyta u internisty
30 min
dr Lis
200 zł
Wizyta kontrolna z wynikami
15 min
po pierwszej wizycie
120 zł
USG tarczycy
20 min
gabinet 3
180 zł
Pytamy przy rezerwacji
Powód wizyty
Przyjmowane leki
Czy masz skierowanie
Najbliższy wolny termin: jutro 8:30
Zarezerwuj
Tak wygląda strona rezerwacji Twojej firmy — pod własnym adresem, bez potrzeby posiadania strony WWW.
Ten sam widok wklejasz na istniejącą stronę jednym fragmentem kodu.
Przypomnienie, po którym pacjent odwołuje wcześniej, a nie wcale
Tak wygląda SMS, który dostanie Twój klient
Pod Lipami: wizyta u dr. Lisa jutro 8:30, gab. 1. Nie mozesz przyjsc? Odwolaj tutaj: c.smart-kalendarz.pl/p/m5Rt1
113 znaków · 1 segment · bez polskich znaków, żeby nie płacić podwójnie
Klik: Odwołuję
Odwołanie z dnia wcześniej zwalnia termin, który system od razu proponuje osobom z listy rezerwowej.
Pod Lipami: zwolnila sie wizyta u dr Wojcik jutro 9:30. Zajmij ja: c.smart-kalendarz.pl/p/x9Fa4
95 znaków · 1 segment · bez polskich znaków, żeby nie płacić podwójnie
Wiadomość dostają pacjenci z listy rezerwowej, którzy czekali na wcześniejszy termin u tej lekarki.
Klient dzwoni, AI odbiera
przykładowy przebieg
Klient Dzień dobry, chciałbym się zapisać do internisty, najlepiej jutro rano.
Recepcja AI Dzień dobry, tu asystent AI przychodni Pod Lipami. Jutro rano mam wolne 8:30 u doktora Lisa albo 9:30 u doktor Wójcik. Która godzina panu pasuje?
Klient 8:30. To wizyta prywatna, prawda?
Recepcja AI Tak, pierwsza wizyta u internisty kosztuje 200 złotych. Zapisuję pana na jutro 8:30, gabinet 1. Potwierdzenie przyjdzie SMS-em.
Wizyta trafia do grafiku dr. Lisa i blokuje gabinet 1, a recepcja w tym czasie obsługuje pacjenta przy okienku.
Gdy pacjent pyta o wynik badania albo chce rozmawiać z rejestracją, asystent przełącza połączenie na numer recepcji w godzinach, które ustawisz.
Potwierdzenia telefoniczne AI
Telefon przed wizytą, którego nikt w rejestracji nie musi wykonać
Jeśli Twoja rejestracja obdzwania pacjentów przed wizytami, tę pracę może przejąć AI. Dzwoni w godzinach, które ustawisz, przedstawia się jako asystent AI i pyta, czy termin jest aktualny, a odpowiedź pacjenta od razu zmienia status wizyty w kalendarzu.
1Włączasz telefony AI przy wybranych typach wizyt, np. przy pierwszych wizytach i badaniach, do których pacjent musi się przygotować.
2Ustawiasz, ile godzin przed wizytą i w jakim oknie godzin AI może dzwonić.
3Pacjent potwierdza albo przekłada termin w rozmowie, a gdy nie odbierze, dostaje SMS z linkiem.
4Minuta rozmowy kosztuje 0,74 zł netto przy głosie standardowym, w ramach Dodatku AI za 69 zł netto miesięcznie.
smart kalendarz prowadzi grafik i rejestrację wizyt i najlepiej pasuje do wizyt prywatnych. Nie łączymy się z NFZ, systemem P1, centralną e-rejestracją ani Internetowym Kontem Pacjenta, nie wystawiamy e-recept ani e-skierowań i nie prowadzimy elektronicznej dokumentacji medycznej.
Jeśli część pacjentów przyjmujesz w ramach NFZ, możesz umawiać ich w tym samym grafiku, a w formularzu rejestracji dodać pole „Wizyta na NFZ”, żeby recepcja wiedziała, z kim rozmawia. Rozliczenie świadczeń i dokumentacja zostają w programie gabinetowym, z którego korzystasz dziś.
Potrzebujesz jednego programu do grafiku, dokumentacji i rozliczeń z NFZ? Wtedy wybierz system gabinetowy z tymi modułami, a nie nas.
Typy wizyt, ich długość i kto może je zarezerwować
Każdy typ wizyty zakładasz osobno, z czasem i ceną: pierwsza wizyta 30 minut, kontrola 15, omówienie wyników 10. Lekarz, który przyjmuje szybciej albo bierze więcej, dostaje przy tej usłudze swój czas i swoją cenę, więc nie mnożysz cenników.
Wizytę kontrolną możesz udostępnić online wyłącznie pacjentom po odbytej konsultacji, a usługi, które umawia tylko recepcja, ukryć przed rejestracją online. Recepcja w panelu umawia każdą wizytę o każdej porze.
Lekarz, który przyjmuje w wybrane dni, ma grafik dyżurów: rejestracja online pokazuje tylko te dni i tylko tak daleko w przód, jak ustawisz przy jego grafiku.
Recepcja i telefon: co przejmuje recepcjonista AI
Z Dodatkiem AI i dedykowanym numerem asystent odbiera połączenia do przychodni, sprawdza wolne terminy w grafiku i zapisuje, przekłada albo odwołuje wizyty. Przedstawia się jako asystent AI, ceny podaje z Twojego cennika, a na prośbę pacjenta przełącza rozmowę na numer recepcji w ustawionych godzinach.
Dotychczasowy numer możesz u operatora przekierować na asystenta, gdy linia jest zajęta albo po godzinach. Koszt to 69 zł netto miesięcznie za dodatek, 40 zł za numer i 0,74 zł netto za minutę rozmowy.
Gabinet z kilkoma lekarzami pod jednym adresem zmieści się w Pro: lekarze bez dopłat za osobę, lista rezerwowa na zwolnione terminy, formularz przy rejestracji i zadatki, jeśli chcesz je brać przy zabiegach.
Plan Pro kosztuje 79 zł netto miesięcznie i mieści do 10 osób w grafiku, z listą rezerwową, formularzami przed wizytą i 250 SMS w miesiącu.
Powyżej 10 osób albo przy drugim adresie wybierasz Biznes (119 zł netto miesięcznie, osoby bez limitu, do 3 lokalizacji). Telefony AI i recepcja AI to Dodatek AI za 69 zł netto miesięcznie plus 40 zł za numer, do każdego planu płatnego.
Przenosisz się z: zeszyt rejestracji, Excel, Google Calendar, inny system rezerwacji.
1Opisujesz przychodnię Asystentowi AI: lekarze, gabinety, typy wizyt z czasem i ceną, godziny przyjęć.
2Godziny przyjęć wgrywasz zdjęciem grafiku, a AI odczyta je, zanim cokolwiek zapisze.
3Pacjentów importujesz z pliku, a dokumentacja medyczna zostaje w systemie gabinetowym, którego używasz dziś.
4Link do rejestracji wstawiasz na stronę przychodni i do wizytówki Google, a numer telefonu możesz przekierować na asystenta AI, gdy linia jest zajęta.
Pytania, które zadają lekarze i kierownicy przychodni
Czy muszę ręcznie ustawiać wszystkie usługi i grafiki?
Nie. Asystent AI to rozmowa, która konfiguruje konto za Ciebie: opisujesz, czym się zajmujesz (lekarz i przychodnia), a on proponuje usługi, kalendarze, ceny, zadatki i treść SMS. Cennik i grafik możesz też wgrać ze zdjęcia. Podglądasz zmiany, akceptujesz lub poprawiasz, zawsze możesz cofnąć. Wolisz ręcznie? Wszystko ustawisz też klasycznie w panelu.
Czy pacjent wybierze lekarza i typ wizyty przy rejestracji online?
Tak. Wybiera typ wizyty i lekarza, a system pokazuje tylko godziny, w których wolny jest ten lekarz i gabinet, do którego wizyta jest przypisana. Kto nie ma preferencji, wybiera dowolnego specjalistę i dostaje najbliższy wolny termin.
Czy smart kalendarz łączy się z NFZ albo e-rejestracją?
Nie. Integracji z NFZ, P1, e-rejestracją i Internetowym Kontem Pacjenta nie mamy, a dokumentacji medycznej nie prowadzimy. Obsługujemy grafik, rejestrację online, przypomnienia i telefony przed wizytą. Pacjentów NFZ możesz umawiać w tym samym grafiku, ale rozliczasz ich w swoim systemie gabinetowym.
Jak ograniczyć nieobecności pacjentów w przychodni?
Przypomnienie SMS dzień przed wizytą z linkiem do odwołania sprawia, że pacjent, który nie przyjdzie, zwalnia termin wcześniej. Zwolnioną godzinę system proponuje osobom z listy rezerwowej (od planu Pro), a w Dodatku AI asystent może przed wizytą zadzwonić i potwierdzić termin.
Czy AI może odbierać telefony w przychodni?
Tak, z Dodatkiem AI (69 zł netto miesięcznie) i dedykowanym numerem (40 zł netto miesięcznie). Asystent odbiera połączenia, zapisuje, przekłada i odwołuje wizyty w Twoim grafiku, a na prośbę pacjenta przełącza go do recepcji w ustawionych godzinach. Minuta rozmowy kosztuje od 0,74 zł netto.
Czy dane pacjentów są bezpieczne?
Dane każdej przychodni trzymamy w oddzielnej bazie, w centrach danych w Europie, a dostęp do kartotek nadajesz sam, z zawężeniem do sekcji panelu i oddziałów. Regulamin zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych: administratorem danych pacjentów jest przychodnia. Notatek medycznych nie przechowuj w uwagach do wizyty, bo to grafik, a nie dokumentacja.
Ile kosztuje system rezerwacji dla lekarzy?
Plan Start to 49 zł netto miesięcznie dla trzech osób i 100 SMS, Pro 79 zł netto (do 10 osób, lista rezerwowa, formularze, zadatki), a Biznes 119 zł netto (osoby bez limitu, do 3 lokalizacji). Prowizji od rezerwacji nie ma w żadnym planie, a przy płatności rocznej płacisz za 10 miesięcy.
Zobacz też
Pokrewne branże, funkcje i porównania, które pomogą w wyborze systemu.